Данъчният сезон е пред нас, което означава, че почти е време за това подайте данъчната си декларация — процес, който може да отнеме много време и умствена енергия. Дори ако привлечете експерт, който да ви помогне да подготвите данъците си, все още си отговорен за всички включени форми.
Можете да поддържате физически записи или да изберете да съхранявате всичко електронно, за да намалите бъркотията. Така или иначе, по това време следващата година вероятно ще ви се прииска да сте направили допълнителната стъпка, за да организирате всички тези важни документи.
Въпросът е: Кой е най-добрият начин да поддържате всички файлове чисти и лесни за навигация? По-долу експертите обсъждат как най-добре да организирате данъчните си формуляри.
Бърз Преглед
Най-добрият начин за организиране на данъчни документи
- Създайте си навик да събирате и организирате документите си целогодишно.
- Ако съхранявате цифрово, използвайте услуга, базирана на облак, и архивирайте вашите файлове.
- Накъсайте или рециклирайте след три години.
Влезте в рутина и бъдете последователни.
Подаването на годишната ви данъчна декларация е може би най-важната финансова транзакция, която ще извършвате всяка година, казва Марк Стебър, главен служител по данъчна информация в Джаксън Хюит . Поради тази причина е важно да се отнасяме сериозно към детайлите. „Но това не започва само в деня, в който подадете декларацията си“, казва Стебер. „Това трябва да е целогодишна практика.“
Влезте в рутина на запазване и организиране на вашите документи през цялата година, вместо да чакате до началото на годината, която подавате, за да организирате нещата. (Нещо, което трябва да имате предвид, когато започнете да събирате неща за данъците за следващата година!) И каквато и организационна система да започнете – независимо дали сканирате документи и ги организирате по електронен път или съхранявате всички хартиени версии в пликове или кутии – уверете се, че това е рутина, към която можете да се придържате .
Разделете всичко на категории.
Основният метод на Steger организира данъчните документи в четири отделни категории: документи, свързани с доходите (като W-2s от работа или 1099s за договори), разписки за потенциални отписвания (включително медицински разходи, ипотечни лихви и данъци върху собствеността, и благотворителни дарения), миналогодишните данъчни декларации и зависима информация (включително променящи живота събития като раждане на бебе) и накрая, всичко, което не попада точно в другите (като 401K отчети за разпространение или елементи, за които имате въпроси.)
„Тези категории са полезни, когато говорите с вашия данъчен професионалист за какви кредити и удръжки може да имате право, както и за всичко, свързано с доходите ви“, казва Стегер.
Създайте данъчна „зона за отпадане“.
Въпреки че Steber препоръчва да прекарвате около час всеки месец, за да подредите данъчните си файлове, тези елементи трябва да отидат някъде, докато стигнете до тази точка. Мишел Ърбан, основател на Организираната къща , препоръчва определянето на конкретна зона за пускане - може би кошница, чекмедже или папка с файлове - за съхраняване на вашите данъци, докато всъщност не ги организирате.
Предварително определена система не само ще предпази дома ви от претрупан междувременно, но и ще направи действителния ви процес на организиране по-малко разочароващ и отнемащ време.
Следвайте най-добрите практики за дигитална организация.
Съхраняването на файлове на вашия компютър предотвратява ненужното пилеене на хартия и, разбира се, предпазва от дома ви бъркотия. Но ако планирате да организирате цифрово данъчните си документи, не забравяйте да следвате няколко най-добри практики, за да ги поддържате безопасни и подредени.
Шанън Краузе, основател на Подредено гнездо , препоръчва използването на услуга за съхранение в облак, като Google Drive или Dropbox, така че да не се нуждаете от компютъра си за достъп до вашите файлове. „Освен това улеснява споделянето с вашия счетоводител или ако няколко души допринасят за файловете“, казва тя.
Също толкова важно е, че архивирането на вашите файлове гарантира, че няма да ги загубите в случай, че компютърът ви се срине. Просто не забравяйте да организирате всеки файл конкретно и ясно, както бихте направили в хартиена папка. Krause препоръчва създаване на подпапки за различни видове данъчни артикули в рамките на основна папка, обозначена с данъчна година (и следвайки последователна конвенция за именуване).
Знайте кога можете да се отървете от документи.
По принцип е добра практика да съхранявате стари данъчни документи, но не е необходимо да ги съхранявате за неопределено време. Steger препоръчва на данъкоплатците да държат тези артикули под ръка в продължение на три години. След този момент можете да ги накъсате или да ги преместите в кошчето за рециклиране на вашия компютър.
Пила в: Организиране
